Herramientas para una Nomina

 Elaborado por Daniela Melo y David Gonzalez


NOMINA

Antes de hablar sobre como se puede diseñar o elaborar una nomina, toca saber que es una NOMINA, a continuación una breve definición del termino.

 ¿QUE ES UNA NOMINA?

CREACIÓN DE NOMINA

La nómina es el registro financiero que una empresa realiza sobre los salarios de sus empleados. En el área de la CONTABILIDAD, el enunciado de nomina, significa, la cantidad pagada a los trabajadores por la labor que ha desempeñado en un periodo determinado de tiempo, es por esto, que se considera que la nomina es lo mas importante para un empleado, esta, se puede entregar ya sea quincenal o mensualmente a los empleados, en donde se especifica con detalle el salario que recibe, allí se muestran las DEDUCCIONES, ya sean por prestamos, por aportes a salud y pensión o por alguna otra obligación que tengan con la empresa. También se muestran los DEVENGADOS que son los valores que están compuestos por el salario básico, horas extras, comisiones, auxilios de transporte, y por ultimo las APROPIACIONES, que son los valores que la empresa debe pagar, como es los aportes para-fiscales(sena,instituto Colombiano de bienestar familiar,cajas de compensación), las prestaciones sociales (primas de servicio, cesantias,vacaciones) y lo de salud y pensión en el porcentaje que le corresponde. 

Esto quiere decir, que para poder mantener una empresa es necesario tener un excelente procedimiento y elaboración de nomina de acuerdo a la normas legales.

                                   

DISEÑO DE UNA NOMINA

De acuerdo con la empresa se debe diseñar un modelo de nomina apropiado con unas herramientas apropiadas, la cual cambiara a las variaciones de asignaciones, deducciones, acumulativas, que se determinan por la necesidad de la empresa, estos modelos se trabajan de acuerdo a diferentes tipos de software que pueden hacer el trabajo mas a gusto.

TIPOS DE NOMINA:

NOMINA MANUAL

Usado por empresas pequeñas o de mediana capacidad, los formularios que pueden ser para esta forma manual son: el LEC y el Mc-Be

• Formularios de entrada y codificación
• Reportes del sistema.
• Operación del sistema.
• Archivos del sistema.
• Programas del sistema.
• Diseños de perforación o tabulación.

también es según la forma de pago:

1. Semanal: Para obreros o personal de nomina diaria, cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.
2. Quincenal: Para empleados cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo

NOMINA COMPUTARIZADA

IMAGEN NOMINA COMPUTARIZADA

Se elabora a través de un computador, el cual se pueden hacer modificaciones y calcular automáticamente. Se generan aportes como los descuentos efectuados en el periodo a pagar. 
Para operar este tipo de nomina se debe hacer lo siguiente: 

SEGÚN EL TIPO DE PERSONAL 

Nomina Ejecutiva o Mayor: Para Directivos y alta Gerencia.
Nomina de Empleados: Para el resto del personal de empleados.

Nomina de Obreros: Para el personal operativo, personal de producción y el personal de mantenimiento.

                                 

PREPARACIÓN DE UNA NOMINA

El proceso de nóminas está centrado en los procedimientos que se generan por la empresa para el control y el pago de los empleados. Los costos y gastos de la nómina representan una repartición muy importante para cualquier tipo de empresa. En este sentido el control y las salidas de dinero derivadas de la nómina representa un proceso que debe ser administrado por un sistema aplicable al ciclo.

PREPARACIÓN DE LA NOMINA :

En la preparación de la nomina se requiere relacionar cada uno de los informes que permitan recopilar toda la información referente a la identificación, asistencia y control de la jornada de trabajo. En este proceso de preparación de la nomina identificamos los siguientes formularios :

LA FICHA DEL TRABAJADOR

Es el documento que permite recopilar la información a cerca del trabajador como son :

• Nombre y apellido.
• Código del trabajador..
• Documento de identidad.
• Departamento donde labora y cargo.
• Fecha de ingreso.
• Tipo de contrato.
• Jornada Laboral.
• Horario..- Sueldo.
• Firma del trabajador y del jefe de sección.

CONTROL DE ASISTENCIA

De acuerdo a la nueva tecnología el carnet del trabajador es el medio más efectivo para el control magnético de la asistencia, ya que el trabajador con solo introducir el carnet en la ranura del reloj este automáticamente a través de código de barra asignado registrara la hora de entrada y de salida facilitando así el control exacto de del tiempo o se puede manejar por medio dactilar.

EL CARNET

Las empresas podrán, a su juicio y como control de identificación del personal que le preste servicios en sus distintas modalidades, expedirle a sus trabajadores, contratistas y su personal y a los trabajadores en misión un carné en donde conste, según corresponda, el nombre del trabajador directo, con el número de cédula y el cargo.

LA TARJETA DE TIEMPO.

Luego de haber terminado la labor del día el encargado de la nómina recoge la información del reloj y lo lleva a un documento, donde se resume la hora de entrada y salida del trabajador en cada uno de los días de la quincena y de acuerdo a la jornada laboral ya sea diurna o nocturna la cual no debe exceder de la mínima legal o sea ocho horas. Este documento recibe el nombre de TARJETA DE TIEMPO y se elabora una por trabajador.

PLANILLA DE TRABAJO :

Una vez hecho el resumen de cada trabajador en la respectiva tarjeta de tiempo se procede a elaborar la planilla de trabajo donde se resume en la información de todos los trabajadores. Esta se elabora una por cada departamento.

ELABORACIÓN DE UNA NOMINA:
 

En el proceso de la elaboración de las nominas, existen situaciones, que debido a la falta de un adecuado control interno, se pueden cometer errores en los calculos y los pagos mensuales que se efectuan a los empleados. La nomina de sueldos es un documento donde se tiene un listado de los empleados de la empresa y se acumulan datos de pago de sueldos del personal por las actividades que desarrollan bajo la dirección del patrono.

ELABORACIÓN DE UNA NOMINA

El trabajo en la preparación de la nomina varia de una entidad a otra, sin embargo, para toda empresa se requiere documentar el calculo de los pagos efectuados y reportar en un orden logico la acumulación de los datos individuales por empleado y los totales de sueldos pagados mensualmente, debido a esto, es de gran importancia para las empresas tener el control de este proceso, tener el mayor cuidado en cada detalle a fin de que existan controles que sean aplicados y evaluados constantemente para la preparación, registro, aprobación y pago de la nomina para minimizar la existencia de los errores humanos que se dan frecuentemente. 
Los errores que se pueden cometer en el proceso de elaboración y pago de las nominas pueden ser los siguientes:

• pago de sueldos a personal que no existe.
• pagos por trabajos que no se realizaron.
• ausencia de la verificación de calculos por una persona distinta a la persona que elabora la nomina.
• falta la autorización de los pagos de sueldos.
• contabilización incorrecta.
• ausencia de archivos de personal actualizados.
• falta de documentación que respalde el cumplimiento de las responsabilidades sociales y fiscales de los empleados. 

EJEMPLO ELABORACION DE NOMINA 2014 EMPRESA HANDAG RIDERS S.A.S

EMPRESA SERVICIO DE ENTREGAS Y PERSONAL DE APOYO

Esperamos que sirva de mucha ayuda esta información,  para que conozcan más a fondo del tema de la nómina y su respectivo desarrollo.

AQUÍ LA WEBGRAFIA

http://www.gerencie.com/ 

http://www.nomina.com.co/

imagenes de www.google.com